Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.

Официальные письма могут быть разных видов:

• Деловое письмо;
• Письмо-запрос информации;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-заявление о приеме на работе;
• Письмо-жалоба;
• Письмо-извинение.

Структура делового письма

Имя и адрес отправителя

Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

• имя руководителя;
• его должность;
• название компании отправителя;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Пример:

Mr Viktor Moskvin

154 Sadovaya St

Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .

Дата

Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:

• July 28, 2017;
• July 28th, 2017;
• 28 July, 2017;
• 28th July, 2017.

Адрес получателя

Адрес получателя пишется после даты следующим образом:

• полное имя получателя;
• должность;
• название компании;
• номер дома, улица;
• город, почтовый индекс;
• страна.

Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :

• Mr. (мистер, господин),
• Dr. (доктор),
• Ms. (мисс, для незамужней женщины),
• Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).

Пример:

Mrs Jennifer Grey

editor publishing company “GoodBook”

Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Обращение к адресату письма

• Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
• Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
• В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
• Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:

Название должности отправителя

Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”, или

Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)

School of foreign laguages “Lingva”

Отметка о приложениях

Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:

Yours sincerely,

School of foreign laguages “Lingva”

Enc, a copy of the license.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем

Структура письма	Речевые модели
1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner)	Dear Sir or Madam — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2. В первом абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)	I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…
3. Конец письма в соответствующей форме:
Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой	Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо заканчивается	Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…

Samples of business/formal letters

Примеры деловых официальных писем

Letter of enquiry (письмо-запрос)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Дорогой Сэр/Мадам

Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.

Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.

С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Анна Рудова

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Уважаемый мистер Стивенс,

Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.

Искренне Ваш,

Брайан Уорнер

Letter of complaint (письмо-жалоба)

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Уважаемый Мистер Олсен,

Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».

Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Билл Бэрри

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

• I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
• In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
• There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
• The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
• It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
• The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
• Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
• The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
• The price was expensive enough. – Цена была завышена.
• It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
• In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
• I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

Letter of application

(Письмо-заявление)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Уважаемый Сэр/Мадам,

Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».

Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.

Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Джейн Моррисон

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

• I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
• I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
• I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
• I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
• I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
• My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
• As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
• I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
• I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
• I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

• I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
• …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
• …distinguished himself / herself … показал себя как…
• His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
• He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
• His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
• While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
• His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
• The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
• I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
• I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.

Деловое поздравительное письмо

Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.

Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:

• Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
• In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
• Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.

В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.

Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:

• I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
• Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
• I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
• I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
• Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!

Фразы для приглашения:

• You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
• Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.

Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:

• Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
• We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
• We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
• Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Вывод

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.

Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.

Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

• разговорных выражений, сленга и жаргона
• сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
• эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Структура письма на английском языке:

1. Адрес отправителя (sender’s address)
2. Дата (date)
3. Адрес получателя (inside address)
4. Обращение (salutation)
5. Вступление (opening sentence)
6. Основной текст (body of the letter)
7. Заключение (closing sentence)
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
9. Подпись отправителя (signature)
10. Приложение (enclosure)

Пример делового письма

Стандартные выражения в деловой переписке

1. Обращение
Dear Sirs, Dear Sir or Madam	(если вам не известно имя адресата)
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms	(если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)
Dear Frank,	(В обращении к знакомому человеку)
2. Вступление, предыдущее общение.
Thank you for your e-mail of (date)…	Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail…	Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now…	Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March.	Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March	Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times»	Относительно вашей рекламы в Таймс
3. Указание причин написания письма
I am writing to enquire about	Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologise for	Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm	Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with	Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that…	Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
4. Просьба
Could you possibly…	Не могли бы вы…
I would be grateful if you could …	Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive	Я бы хотел получить……
Please could you send me…	Не могли бы вы выслать мне…
5. Соглашение с условиями.
I would be delighted to …	Я был бы рад …
I would be happy to	Я был бы счастлив…
I would be glad to	Я был бы рад…
6. Сообщение плохих новостей
Unfortunately …	К сожалению…
I am afraid that …	Боюсь, что…
I am sorry to inform you that	Мне тяжело сообщать вам, но …
7. Приложение к письму дополнительных материалов
We are pleased to enclose …	Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find …	В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose …	Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails)	Вы найдете прикрепленный файл…
8. Высказывание благодарности за проявленный интерес.
Thank you for your letter of	Спасибо за ваше письмо
Thank you for enquiring	Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of …	Мы хотели бы поблагодарить вас за…
9. Переход к другой теме.
We would also like to inform you …	Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about …	Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …	В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if…	Меня также интересует…
10. Дополнительные вопросы.
I am a little unsure about…	Я немного не уверен в …
I do not fully understand what…	Я не до конца понял…
Could you possibly explain…	Не могли бы вы объяснить…
11. Передача информации
I’m writing to let you know that…	Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…	Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that…	Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that…	К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
12. Предложение своей помощи
Would you like me to…?	Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to…	Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to…	Сообщите, если вам понадобится моя помощь.
13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа
I look forward to …	Я с нетерпением жду,
hearing from you soon	когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday	встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday	встречи с вами в Четверг
14. Подпись
Kind regards,	С уважением…
Yours faithfully,	Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely,	(если имя Вам известно)

Как отвечать на жалобы

English for Business_1

1. Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
   wrong here?
2. I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
3. I can imagine that was terrible.
4. I propose that we offer you some sort of compensation.
5. I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
6. That must have been dreadful.
7. Could you tell me exactly what happened?
8. I do apologize for our part in this.

Теперь вы отвечайте

English for Business-2

1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy

К деловой переписке желательно переходить, только достигнув уровня не ниже Pre-Intermediate . Дело в том, что только к этому уровню у обучающегося формируется устойчивое представление о стилях речевой коммуникации в английском языке. Многие убеждены, что англичане - это ретрограды, и они сохранили очень многое из старинных традиций делового общения. Во многом они правы, но пресловутая чопорность англичан давно уже канула в лету, а остался, пожалуй, их педантизм и стремление к порядку при ведении бизнеса, судебной, коммерческой, банковской, нотариальной и других видов переписки. Это «не есть плохо», и умение правильно составить официальное письмо на английском, поможет вам избежать казусов, и потерь, причем не только финансовых издержек, но и ударов по репутации.

Стиль речевого общения используется официально-деловой, и перед общением с вашими деловыми партнерами на английском языке вам волей-неволей придется узнать, что такое деловая переписка на английском и изучить примеры писем.

Ключевые правила деловой переписки на английском

Для начала необходимо ознакомиться с ключевыми правилами английской переписки, выраженной в официально деловом стиле. В деловом письме на английском языке всему есть свое место.

• Независимо от содержания письма, существуют определенные параметры его внешнего оформления.
• Применяется наиболее простой, распространенный тип шрифта (обычно Arial или Times New Roman);
• Цвет шрифта - только черный (выделения другим цветом не допускаются);
• Абзацы отделяются двойным интервалом (пропуском строки);
• «Красная строка» не используется;
• Все поля одинаковые, равны «дюйму» (2,5 см).
• Бумага должна быть формата А4 или специальных габаритов «Письмо». Если документ отправляется от имени организации рекомендуется использовать фирменные бланки с логотипом.

I.Начало письма

1. Указание отправителя. Начинают письмо с указания в левом(!) верхнем углу названия организации или имени и фамилии адресанта (отправителя). Адрес компании прописывается до скорупулезности точный: каждый пункт - с новой строки. Пример такого начала:

Mr Pavel Karpov
Tevix Company
Office 77, Building 57
Chkalov Street
Irkutsk
Russia

Если письма печатается на фирменном бланке компании, эту часть можно пропустить. Если письмо международное, название страны обычно печатается заглавными буквами.

2. Дата. Указывается на две строки ниже информации о компании-отправителе. во избежание недоразумений дату написания желательно не ставить «задним числом».

3. Информация о получателе. Указывается через две строки после даты (под ней). Она включает имя адресата, полное наименование компании и подробный адрес. Лучше всегда указывать имя и должность человека, которому непосредственно адресовано письмо.

Пример оформления:

Mr. John Doe
President
Balton Galore, Inc
772 Canine Road
Los Angeles, California 90002

4. Приветствие. Будет весьма странно, если в первом же письме вы напишете Hello John, поэтому писать нужно:

Dear John,
Hello Mr. Doe

Письмо следует начинать с официального обращения, особенно если это первое письмо. Воспользуйтесь одним из шаблонов:

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All - возможно, если вы не знаете, пишите ли вы мужчине или женщине или ожидаете ответа от любого представителя компании;
Dear Sir - вы знаете пол адресата, но не знаете его имени. Все же лучшим выходом будет имя адресата постараться разузнать.

Если Вы вообще не знаете, кому именно из сотрудников компании адресуете письмо, возможно использование обращения "To Whom It May Concern". Однако такая безликая форма не является лучшим выбором.

II. Главная часть письма

5. Основное содержание. После обращения (что касается и письма личного характера) практически непременно ставится запятая, а текст письма начинают с новой строки, причем можно одну строку и пропустить. Возможна постановка запятой, если вы обращаетесь к очень важному человеку (VIP - Very Important Person ).

Вполне прилично в начале письма представиться, но это в том случае, что вы пишите впервые или довольно таки редко, и не уверены, что руководитель компании вас еще помнит. Допустим, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.

Классической фразой для начала письма является "I am writing you regarding..." / "I am writing you concerning..." ("Я пишу вам по поводу..."), "I am writing you in response to your letter." (Я пишу в ответ на ваше письмо).

Обязательно поблагодарите за предыдущий контакт, если он уже состоялся:
Thank you for contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information about the production of your Company.

• Деловое письмо для лучшего изложения ваших мыслей разбивается на абзацы, в которых не должно быть никакой воды - только четкая, сухая, конкретная и исчерпывающая информация. Не используйте конструкции со страдательным залогом, только действительным.
• Вы обязательно благодарите адресата за будущее решение вашей проблемы (если даже в этом не совсем уверены). Thank you for spending my time on my issue. We are thankful beforehand for your participation. Или что-либо в этом духе.
• Если текст письма необходимо продолжить на втором листе, обязательно укажите в верху пометку с именем получателя, датой и данными о том, что это продолжение письма на другой странице.

6. Подведение итогов. Последний абзац должен содержать “выжимку” всего письма с указанием ваших дальнейших действий либо их ожидания от партнеров. Сообщите о своей готовности к общению по любым вопросам и предложениям. “If you have any questions, please contact us” (В случае возникновения вопросов, пожалуйста обращайтесь).

III. Завершение

Важно продумать, как закончить письмо на английском. Дело в том, что последняя часть письма - это своеобразный индикатор уважения к человеку, с которым вы общаетесь. Обязательно используйте одно из наиболее часто употребимых клише “С уважением” в конце письма (образец на английском: "Yours sincerely" or "Sincerely"). Также допустимы заключительные фразы "Cordially," "Respectfully," "Regards" and "Yours Truly" (используются реже). Менее официальными, но также абсолютно приемлемыми являются фразы "All the best,” “Best wishes," "Warm regards," and "Thank you."

Наконец, вы подписываете свое письмо, оставляя всю необходимую информацию, даже если она адресату известна.

Anna Shevelyova
Director
XYZ Company
T.76-65-75
E-mail: [email protected]

Правила не слишком сложные, но труднее всего в таком письме выдержать деловой стиль общения . Со временем, когда у вас произойдет уже несколько деловых встреч, стиль высказываний в переписке может несколько персонифицироваться, но всегда следует помнить, что деловое письмо должно быть сухим, точным, не имеющим двусмысленности и недомолвок.

Полезные фразы и выражения для деловой переписки

1. I write to inform / This is to inform - Настоящим сообщаю…
2. With reference to your letter of 19th June… - В ответ на ваше письмо от 19 июня…
3. We are writing to enquire about - Нас интересует информация о…
4. I call your attention to… - Обращаю ваше внимание на…
5. Could you possibly explain…- Не могли бы ли вы объяснить…
6. Thank you for the information - Спасибо за информацию.
7. Regarding your question about … - Относительно вашего вопроса о…
8. I’m sending you .. - Высылаю вам
9. Please could you send me…- Не могли бы вы отправить мне…
10. I would be grateful if you could ... - Был бы благодарен, если вы смогли&hellip
11. I look forward to hearing from you soon. - Жду вашего скорейшего ответа.
12. We are hoping for the understanding. - Надеемся на понимание.
13. Thank you in advance for your help with… - Заранее благодарны за оказание помощи в…
14. Thank you for your time. - Спасибо, что уделили время.
15. If we can be of assistance, please don’t hesitate to ask. - Обращайтесь в любое время, мы всегда рады помочь.

Пример делового письма на английском языке

Приняв во внимание вышеуказанные правила, для большей наглядности приведем деловое письмо на английском языке как образец переписки между носителями языка.

Robert Baker
EcoLines, Ltd
5 Hill Street
Madison, Wisconsin 53700

16 April 2016
Mrs. Patricia Wilber
General Manager
RSPSR Co Ltd
15 Coconut Road
Manchester
the UK WFY2 3JР

Thank you for sending us your prior consent and now I have pleasure in inviting you to arrive to London to attend our international environmental forum to be held at Dorsey Hotel, London on Monday/Wednesday 12/15 May 2016.

This intensive, environmental forum for ecologists aims to:

Increase our planet environmental security

Enable feedback and networking with ecologists around the world

The forum seminars are held by distinguished cohort of international speakers who are going to introduce eco-friendly projects to experts on that issues.

I am sending you a registration form to be send back before 5 May. The fee comprises ₤65 per person.

It will be my pleasure to meet you at our forum with so distinguished cohort of members.

Yours sincerely
Robert Baker
Forum Secretary
Tel. 777-XXX-777
[email protected]

Отличия деловой переписки на английском и русском

русский язык	английский язык
широко используются сложные штампы, усложняющие понимание	применяются клише, упрощающие понимание
полное отсутствие эмоционально окрашенной лексики	допускается использование эмоционально окрашенных фраз
отсутствует часть письма, направленная на установление личного контакта с адресантом	в начале письма обязательно присутствую фразы, нацеленные на установление контакта с бизнес партнерами
используется как «мы-подход», так и «я-подход» (I write - Я пишу)	характерен только «мы-подход»
только начинается поворот в сторону использования вступительных и завершающих вежливых формулировок	ярко проявляется словесное выражение уважения к собеседнику, почтения, любезности
письмо пишется сплошным текстом	письмо имеет строго блочную структуру

Деловая переписка на английском языке предлагает образцы различных приглашений на конференции, участия в бизнес проектах, приобретения оборудования, сотрудничества в производстве или получения инвестиций.

Совершенствуйте свой английский на сайте с интересными онлайн упражнениями. Английскую речь нужно запоминать фразами, которые складываются многими столетиями. При этом в нашем мозге появляется некий дополнительный центр, который отвечает за формирование понимания менталитета носителей языка.

• Dear Mr. Brown
  Уважаемый г-н Brown
• Dear Ms. White
  Уважаемая г-жа White
• Dear Sir/Madam
  Уважаемые господа

Starting (Вступление)

• We are writing
  Мы пишем
  – to inform you that …
  что бы сообщить Вам, что
  – to confirm …
  что бы подтвердить
  – to request …
  что бы попросить
  – to enquire about …
  что бы узнать о
• I am contacting you for the following reason…
  Я связываюсь с Вами по следующей причине
• I recently read/heard about ….. and would like to know ….
  Я недавно читал/слышал о….. и хотел бы узнать …
• Having seen your advertisement in …, I would like to …
  Увидев Ваше объявление в ….. Я хотел бы …
• I would be interested in (obtaining / receiving) …
  Я был бы заинтересован в (получении / передаче)
• I received your address from —– and would like to …
  Я получил Ваш адрес из …. и я хотел бы ….

Referring to previous contact (Ссылаясь на предыдущие контакты)

• Thank you for your letter of March 15.
  Спасибо за Ваше письмо от 15 марта
• Thank you for contacting us.
  Спасибо за обращение к нам
• In reply to your request, …
  В ответ на Ваш запрос ….
• Thank you for your letter regarding …
  Спасибо за Ваше письмо, касающееся ….
• With reference to our telephone conversation yesterday…
  Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору
• Further to our meeting last week …
  В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
• It was a pleasure meeting you in London last month.
  Было приятно встретиться с вами в Лондоне в прошлом месяце
• I enjoyed having lunch with you last week in Tokyo.
  Мне было приятно пообедать с Вами на прошлой неделе в Токио
• I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday.
  Я просто хотел бы подтвердить основные моменты, которые мы обсуждали во вторник

Making a request (Оформление просьбы)

• We would appreciate it if you would …
  Мы были бы признательны, если бы вы
• I would be grateful if you could …
  Я был бы благодарен, если бы Вы ….
• Could you please send me …
  Не могли бы вы выслать мне
• Could you possibly tell us / let us know …
  Можете ли вы рассказать нам / сообщить
• In addition, I would like to receive …
  Кроме того, я хотел бы получить …
• It would be helpful if you could send us …
  Было бы полезно, если вы можете отправить нам
• I am interested in (obtaining / receiving) …
  Я заинтересован в (получении / передаче)
• I would appreciate your immediate attention to this matter.
  Я был бы признателен Вам за немедленное внимание к данному вопросу
• Please let me know what action you propose to take.
  Пожалуйста, дайте мне знать, какие действия вы намерены предпринять

Offering help (Предложение помощи)

• Would you like us to …?
  Хотели бы вы, чтобы мы …
• We would be happy to …
  Мы были бы счастливы …
• We are quite willing to …
  Мы вполне готовы …
• Our company would be pleased to …
  Наша компания будет рада …

Giving good news (Сообщать хорошие новости)

• We are pleased to announce that …
  Мы рады сообщить, что …
• I am delighted in inform you that ..
  Я рад сообщить вам, что …
• You will be pleased to learn that …
  Вам будет приятно узнать, что …

Giving bad news (Сообщать плохие новости)

• We regret to inform you that …
  Мы с сожалением сообщаем вам, что …
• I’m afraid it would not be possible to …
  Я боюсь, что это не было бы возможным …
• Unfortunately we cannot / we are unable to …
  К сожалению, мы не можем / мы не в состоянии …
• After careful consideration we have decided (not) to …
  После тщательного рассмотрения мы решили (не) …

Complaining (Жаловаться)

• I am writing to express my dissatisfaction with …
  Я пишу, чтобы выразить свое недовольство о …
• I am writing to complain about …
  Я пишу, чтобы пожаловаться на
• Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived.
  Обратите внимание, что товары, которые мы заказали (дата) еще не прибыли.
• We regret to inform you that our order n° —– is now considerably overdue.
  Мы с сожалением сообщаем вам, что наш заказ № —– теперь со значительным опозданием
• I would like to query the transport charges which seem unusually high.
  Я хотел бы запросить транспортные расходы, которые, кажутся необычно высокими

В наш век развития экономики, торговых отношений и бизнеса очень важная роль отводится деловой переписке. Деловые партнеры общаются путем такой переписки, дают отчет, назначают встречи и тому подобное. Сегодня мы расскажем вам о том, как составить деловое письмо и как на него ответить на английском языке.

Как писать деловое письмо на английском?

Деловая переписка на английском языке требует определенных норм и правил. Обратите внимание, как принято писать деловое письмо:

• Разделите весь текст на абзацы, не используя красной строки
• Укажите полное имя отправителя или название компании и ее адрес в верхнем левом углу
• С новой строки укажите имя адресата и название компании, которой адресовано письмо, ее адрес с новой строки
• Тремя строками ниже или в верхнем правом углу укажите дату отправления
• Поместите основной текст в центральной части
• Начните главную мысль письма с причины вашего обращения: «I am writing to you to …»
• Завершите ваше письмо словами благодарности («Thank you for your help…») и приветствием «Yours sincerely,» или "Yours faithfully".
• Поместите полное имя автора и должность спустя четыре строки.
• Поместите подпись автора между приветствием и именем.

С правилами мы разобрались, и у вас в голове сложился определенный план написания деловой корреспонденции. Теперь, чтобы написать такое письмо, просто подставляйте пункты данного плана под свой текст. Теперь давайте рассмотрим примеры деловых писем на английском языке.

Пишем деловое письмо по-английски

Предлагаем вашему вниманию образцы деловых писем на английском, которые помогут вам лучше сориентироваться в нашем плане и в написании письма по этому плану. В написании письма старайтесь быть кратким и лаконичным, пишите сразу по делу, без лишних и долгих предисловий. Не забудьте про приветствие и про вежливый тон. Обратите внимание на образец послания с русским переводом:

Mr Andrew Johnson
Lorac-company
Office 408, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Johnson (Господин Джонсон),

I’m writing to you to propose you some issues about our common affair (Я пишу вам, чтобы предложить некоторые решения в нашем общем деле). I know where we can find enough people for our construction. (Я знаю, где мы можем найти достаточно людей для нашего строительства). I had spoken with my friend, he is a chief of building company, and he said that he can give us as many builders as we need. (Я говорил со своим другом, он директор строительной компании, он сказал, что может предоставить нам столько строителей, сколько нам нужно). But he would like to get acquainted with you and other our partners. (Но он хотел бы встретиться с вами и другими нашими партнерами).So I scheduled our appointment on Wednesday. (Поэтому я назначил нашу встречу в среду). Please, be kind to come to our office at 7 o’clock. (Пожалуйста, будьте добры прийти в наш офис в 7 часов).

I look forward to get your agreement (Надеюсь получить ваше согласие). My kind regards to your parents and your wife (С наилучшими пожеланиями вашим родителям и супруге).

Yours sincerely,
John Brown
Managing Director

А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:

Mr John Brown
Lorac-company
Office 407, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Brown (Господин Джонсон),

I’m writing to you to say that I thought about your proposal (Я пишу вам, чтобы сказать, что я подумал над вашим предложением). I think it is very good (Я думаю, что это очень хорошо). If your friend offers us as many people as we need, we manage to finish the construction till January (Если ваш друг предоставит нам столько людей, сколько нам нужно, мы успеваем закончить строительство до января). But I am afraid that our partners won’t be able to come on Wednesday, because they haven’t returned from Paris yet (Но я боюсь, что наши партнеры не смогут прибыть в среду, потому что они еще не вернулись из Парижа). Ask your friend if he agrees to meet us without them (Спросите вашего друга, согласен ли он встретиться с нами без них).

I look forward to get your answer (Надеюсь получить ваш ответ). My kind regards to your family (С наилучшими пожеланиями вашей семье).

Yours sincerely,
Andrew Johnson
Managing Director

Как вы можете убедиться, написать деловое письмо совсем несложно, главное — это соблюдение основных правил.

Примеры деловых писем на английском языке с переводом

Как писать электронное письмо?

Вы уже знаете, что бумажных почтовых писем давно никто не пишет. Это неудобно и хлопотно. С появлением компьютеров и интернета все перешли на электронную почту. Эта штуковина сделала отправку и получение корреспонденции быстрее и легче. К тому же, преимущество электронного письма состоит еще и в том, что к тексту самого послания вы можете прикрепить необходимый файл с документами, отчетом, аудио и видео материалом. Поговорим о том, как писать электронное письмо.

Типы организаций, куда вы хотите отправить сообщение, бывают разные. Обратите внимание на следующие сокращения:

• gov — правительственная организация
• edu — образовательное учреждение
• org — организация
• com — корпорация, компания
• net — интернет-компания
• mil — военное ведомство

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

• to (получатель)
• from (отправитель)
• cc (копии)
• subject (тема)

Начинаются деловые письма в электронном виде со слов Dear… Mr, Mister, а заканчиваются Best wishes или Best regards .

Существуют также правила, характерные для электронного сообщения:

• Не печатайте текст заглавными буквами; получатель может подумать, что вы кричите на него.
• Не выражайтесь грубо.
• Пишите по существу.
• Предупредите получателя о прикрепленных файлах, иначе он может их не заметить.
• Не злоупотреблять сокращениями и смайликами.
• Писать кратко и лаконично.

Вот те основные тенденции написания деловых писем, о которых мы хотели поговорить. Дерзайте и у вас все получится!